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Secrétariat externalisé : humain, numérique ou les deux ?

Externaliser son secrétariat, c'est confier à un tiers le courrier, l'agenda, les relances et les démarches qui vous prennent du temps. Deux familles de solutions existent : le prestataire humain, souvent sur forfait d'heures, et le secrétaire numérique, disponible en permanence. Voici comment trancher sans vous tromper.

Comment Hello Martin travaille, pour tout ce que vous lui confiez : vous gardez la décision.

Ce que recouvre un secrétariat externalisé

Le périmètre habituel tient en cinq missions : tri et réponse au courrier, gestion de l'agenda, relances de factures ou de dossiers, saisie et classement de documents, accueil téléphonique. Toutes ne se valent pas : les quatre premières sont du travail de bureau que la technologie sait désormais préparer ; la dernière suppose une voix humaine ou un standard dédié.

Avant de comparer des offres, listez vos heures perdues sur une semaine type. Ce relevé de dix minutes vaut mieux que n'importe quel devis, parce qu'il montre si votre besoin est un volume, une disponibilité ou une compétence.

Le prestataire humain : quand il s'impose

Un secrétariat humain externalisé convient quand vous avez besoin d'une voix (accueil téléphonique, prise de rendez-vous à l'oral), d'un jugement de terrain ou d'un interlocuteur qui se déplace. Il est facturé au forfait d'heures ou au volume, sur des horaires de bureau, avec des délais de prise en charge de quelques heures à un jour.

Le secrétaire numérique : quand il suffit

Un secrétaire numérique comme Martin prend en charge la matière écrite : il lit chaque courrier et chaque e-mail, résume l'essentiel, propose la réponse, calcule le délai attaché (recours, rétractation, préavis) et pose l'échéance dans l'agenda. Il est disponible 168 heures par semaine, là où un collaborateur en fait 35 à 39, et prépare vos dossiers la nuit et le week-end.

Il a aussi des limites, que nous préférons vous dire d'emblée : il ne décroche pas le téléphone à votre place, ne signe rien et ne donne pas de conseil juridique individualisé. Chaque réponse est un projet que vous relisez avant qu'il parte.

Comment choisir : cinq questions

Si vous répondez « écrit », « oui », « pics » et « oui », le numérique couvre l'essentiel pour 99 € TTC par mois. Si l'accueil téléphonique domine, un prestataire humain reste la bonne réponse, et rien n'empêche de combiner les deux.

Mon besoin est-il surtout écrit (courrier, mails, délais) ou oral ?
Ai-je besoin d'une réponse de nuit, de week-end, ou seulement en journée ?
Mon volume est-il régulier ou par pics (fin de mois, contentieux, déménagement) ?
Puis-je valider chaque envoi moi-même en quelques minutes par jour ?
Quel budget mensuel fixe m'est acceptable, sans engagement de durée ?

Comment Martin s'en occupe

Martin lit votre courrier et vos e-mails, prépare la réponse dans votre registre, calcule les délais et tient votre agenda. Vous validez avant tout envoi ; il ne signe rien à votre place. 99 € TTC par mois, première semaine offerte, résiliable à tout moment (accès sur invitation pendant la bêta).

Questions fréquentes

Un secrétariat externalisé remplace-t-il un salarié ?

Il remplace une partie de son temps, celle des tâches répétitives. Le jugement, la relation et les décisions restent les vôtres.

Quelle différence entre secrétariat externalisé et secrétaire numérique ?

Le premier repose sur des personnes et des horaires de bureau, le second sur un assistant disponible en permanence qui prépare vos réponses et que vous validez.

Peut-on essayer sans engagement ?

Oui : Martin offre la première semaine, 14 jours de rétractation, et l'abonnement se résilie à tout moment. L'accès se fait sur invitation pendant la bêta.

Pour aller plus loin

Information générale, à jour au vendredi 23 octobre 2026. Elle ne remplace pas la consultation d'un avocat pour une situation à enjeu.